Día a día podemos comprobar como más y más tareas se realizan empleando medios electrónicos: desde comprar un billete de tren hasta cumplimentar la declaración de la renta. La gestión electrónica de cualquier tipo de proceso se ha convertido en un problema de vital importancia en nuestra sociedad. El volumen de procedimientos a informatizar exige una aproximación al problema de forma genérica. Tanto la exigencia de los usuarios como la legislación vigente hacen inviable el desarrollo de una solución específica –o la personalización de grandes paquetes software- para cada ocasión.
Este enfoque va más allá de la aplicación del concepto de gestión electrónica a nivel de la Administración Pública (Administración Electrónica). Dentro de las propias empresas existen flujos de trabajo y procesos repetitivos cuya gestión empleando un sistema de información propio resultaría muy beneficiosa.
- Es necesario conocer los tipos de procedimientos que se realizan. Hay que estudiar la documentación producida y recibida por las subdivisiones de una empresa o Administración Pública interviniente en el proceso.
- Hay que considerar los datos proporcionados por los documentos de cara a conocer su valor de uso, ya sea jurídico, legal o histórico.
Para la gestión del flujo de la información existen varias soluciones genéricas en el mercado. Sin embargo, la gestión y control de los datos implica un elevado grado de personalización y estructuración que dependerá en gran medida de cada organización. Esto hace que sea complejo establecer una solución sencilla y estructurada que facilite el posterior control y gestión del flujo de dichos datos.
Este grado de personalización implica costes elevados para las AAPP y las empresas. Dichos costes van más allá de la adquisición de una de las soluciones existentes en el mercado. Se requerirá una gran inversión de tiempo en parametrizar y personalizar la herramienta adquirida. Esta inversión no está al alcance de cualquier entidad y esto es aún más evidente en el contexto económico actual.
El proyecto que se plantea tiene como objetivo la creación de una herramienta que simplifique este proceso y permita llegar a un modelo que resulte excelente para la creación de aplicaciones de gestión electrónica. Dicha herramienta reducirá de forma considerable los costes, tanto en términos de tiempo como económicos necesarios para la gestión electrónica de cualquier procedimiento. Durante su desarrollo se estudiará el estado del arte de tecnologías orientadas a la creación de formularios e información estructurada, como XForms, y su integración con motores de workflow y BPMN como jBPM.
